Digitalisieren von beschädigten Dokumenten

12.04.2021 15:21:06 | docusave, Eva Grandjean

Neues Angebot: docusave digitalisiert Dokumente nach Wasserschaden

 

Die Digitalisierung von Papierakten, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, und deren Aufbewahrungspflicht noch läuft, erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Was jedoch, wenn diese Schriftstücke nach einem Wasserschaden deformiert, mit Schlammpartikeln und/oder mit Schimmelpilz kontaminiert sind? docusave bietet eine sichere Lösung.
 

Kontaminierte Dokumente scannen
Werden aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente Opfer eines Wasser- oder Feuchtigkeitsschadens, sind oft Verunreinigungen, Deformationen und/oder Schimmelpilz die Folge. Spielt ein Unternehmen ohnehin mit dem Gedanken, seine Dokumente digitalisieren zu lassen, so wäre dies der passende Zeitpunkt. 

Herausforderung
Das Scannen derart beschädigter Papierdokumente stellt eine grosse Herausforderung dar: Mitunter sind aufgrund der Deformation oder Verschmutzung nicht mehr alle Daten les- und erfassbar. Es besteht das Risiko einer Kontamination und Beeinträchtigung der Funktionalität der sensiblen Scan-Geräte sowie das Risiko einer gesundheitlichen Gefährdung der ungeschützt scannenden Person. docusave hat sich eingehend mit diesen Problemen befasst und eine Scan-Methode entwickelt, die funktioniert. Anstatt die wassergeschädigten Dokumente nach der Trocknung aufwändig manuell Blatt für Blatt zu dekontaminieren, bieten wir die Möglichkeit, sie fachgerecht und zuverlässig zu digitalisieren.

Bearbeitung mit Schutzkonzept
Wir arbeiten unter Einhaltung der Suva-konformen Schutzmassnahmen für den Umgang mit kontaminierten Objekten und unter höchsten Sicherheitsstandards im Unterdruckraum. Wir setzen Hochleistungsscanner und professionelle Aufsichtscanner für die schonende Behandlung empfindlicher Papiere von A4 bis A0 ein. Wir übernehmen Massen-Scannings für kontaminierte Akten im A4-Format, aber auch Einzel-Scannings bis zum Grossformat A0 wie z. B. Pläne. 

Vorbereitung der Dokumente für den Scan
Damit die Daten digitalisierbar sind, werden die trockenen Dokumente je nach Zustand speziell für das Scannen aufbereitet: Heftungen und Bündelungen werden entfernt, denn nur einzelne Blätter können gescannt werden. Auch Metallteile wie Tackernadeln und Büroklammern werden entfernt. Alle Dokumente werden je nach Art und Grad der Beschädigung entsprechend vorbehandelt (Deformationen, Schimmelpilz, Verunreinigungen).


Beispiel getrockneter, wassergeschädigter Akten vor der Digitalisierung durch docusave